Documentos Primarios y
Secundarios
Documentos
primarios: son aquellos donde se registran los hechos y
fenómenos económicos ocurridos con sus características cualitativas y
cuantitativas en el lugar y fecha en que ocurren y se originan.
Los documentos primarios son
muy importantes en la Contabilidad. Del cuidado, veracidad, exactitud,
oportunidad y técnica con que se elaboren; depende que todo el proceso de registro de
los hechos económicos ofrezca una información que
suministren los elementos de juicio para la aceptada planificación y dirección
de las tareas económicas.
Relación de
documentos primarios de uso más frecuente:
·
Vale para pagos menores
·
Informe de Recepción
·
Tarjeta de Estiba
·
Factura
·
Conduce
·
Anticipos y Liquidación
de Gastos de
Viaje
·
Solicitud de Materiales
·
Registro de Asistencia
·
Orden de Compra
·
Orden de Servicio
·
Reembolso para pagos
menores
·
Ajuste de Inventario
·
Transferencias entre
almacenes
Vale para Pagos
Menores
Tiene como objetivo
formalizar los pagos en efectivo que se realiza por concepto de
gastos menores de $10.00 como son los gastos de viajes locales,
compra de sellos de correo, imposición de telegramas, dietas,
etc. Todo pago que se realiza de esta naturaleza con
el fondo destinado para ello requiere del correspondiente vale.
La distribución de
este documento es de la siguiente forma:
Original: Cajero
Contabilidad
Informe de
Recepción
El objetivo que
persigue este documento es formalizar la recepción de los productos en
los almacenes que
procedan de otra entidad, de la propia entidad por concepto de transferencias
recibidas o por concepto de producción terminada.
Este modelo se
emite por el almacén receptor
en cuadruplicado, como es orientado; una vez verificado e inspeccionado
el producto recibido
se utiliza un modelo por cada factura o
documento similar.
Cuando se detecta
faltante, sobrantes, averías o cambio en
las especificaciones de los productos; se establece la reclamación
correspondiente, mediante los modelos legalmente establecidos o el modelo
SNC-1-05 Informe de
Reclamación-Reparos Bancarios, acompañándolos el original del Informe de Recepción.
Tarjeta de Estiba
Las tarjetas de
estibas se realizan con el objetivo de mantener controlado todos los productos
que se encuentran en un almacén, y se confecciona una por cada producto,
dándole entrada mediante un Informe de Recepción y la salida a través de un
Vale de Salida.
Factura
Este modelo
formaliza las ventas de
productos y prestación de servicios que se efectúan así como las entregas de
productos en consignación o en depósito.
Se distribuye de la
siguiente forma:
·
El original y el duplicado
para el comprador
·
Triplicado y cuadruplicado
para el suministrador
·
Quintuplicado para el
transportador
La factura es un
documento obligatorio por las entidades, el suministrador lo llena cuando se
efectúa una venta,
excepto las Empresas Minoristas que venden a la población y
cuando se entreguen productos en consignación o en depósito.
También se emite
por el consignatario cuando se liquiden mediante órdenes de pagos las consignaciones realizadas
y por el vendedor cuando se efectúen ventas de medios básicos.
El uso de este
documento para las devoluciones de productos se
consigna de forma visible la palabra "Devolución" con letras
mayúsculas, utilizándose en este caso los espacios destinados al suministrador,
por la entidad que efectúa la devolución de los productos y viceversa.
Conduce
El conduce
formaliza las entregas parciales de los productos a incluir en una factura,
amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza como documento
provisional cuando no existen condiciones para efectuar la facturación en los
lugares o en el momento de efectuar las entregas; también se utiliza para
transferir productos entre establecimientos distantes.
La distribución es
de la siguiente forma:
Original y
duplicado para el receptor
Triplicado para el
suministrador
Cuadruplicado para
el transportador
El modelo se
llena en tinta, lápiz tinta o máquina de escribir; es de uso obligatorio por
las entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por aquellos
productos a incluir en una misma factura o transferencia entre almacenes que
por su cantidad o volumen requieren
transportarse en varios viajes.
Anticipos y
Liquidación de Gastos de
Viaje
Este documento es
el de llevar el control de
los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y
otros gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por la
entidad en la tarea que se le asigne.
Este modelo es
obligatorio y se utiliza cuando el trabajador esté en algún servicio fuera
de su centro de trabajo;
en el mismo se anota los gastos de desayuno, almuerzo, comida y hospedaje.
En dicho modelo se
anotan todos los gastos que ha tenido el trabajador durante su labor fuera del
municipio por un día o varios días; además en la Contabilidad de
esa entidad se controla de forma exacta los gastos por concepto de
dietas.
Solicitud de
Materiales
Este modelo tiene
como objetivo solicitar materiales a
los almacenes; se puede pedir un solo producto en
cada modelo; y por medio de este, se puede llegar a controlar la salida de los
materiales y equipos del almacén.
Cuando llega a
Contabilidad se le da de baja a los productos.
La distribución de
este modelo se realiza de la siguiente forma:
Original: Almacén
Duplicado:
Contabilidad
Registro de
Asistencia
En este modelo
diariamente se anota por métodos manuales la
asistencia de los trabajadores, así como el tiempo de
trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.
Este registro primario
sirve de información al
modelo SNC-4-08 Reporte de Asistencia o Ausencia, Ajustes u Omisiones y horas
extras.
Este modelo lo
emite el personal facultado
para esta actividad; se realiza a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta; se
confecciona una o más hojas para cada área; se consignan el número del
expediente o código interno,
nombre y apellidos del trabajador, ordenado por su categoría ocupacional; se anota
los datos de
asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las impuntualidades, las
causas de las mismas y las autorizaciones que amparan estas. Esto se refleja
diariamente.
Orden de Compra
Tiene como objetivo
solicitar de las fuentes suministradas
las mercancías o productos solicitados para el desarrollo de
sus operaciones cuando
entre ambos no existen contratos o
planes de entrega; también se utilizan en aquellos casos en que a pesar de
existir el contrato se
estipula para ambas empresas el
envío de este modelo.
La distribución de
este modelo se realiza de la siguiente forma:
Original y
duplicado: para el proveedor
Triplicado para el
comprador-Contabilidad
Cuadruplicado para
el comprador-abastecimiento
Quintuplicado para
el comprador- áreas receptoras de los productos
Orden de Servicio
El objetivo que
persigue este documento es solicitar de los proveedores,
para una fecha determinada o un período dado la prestación de servicios que
no han sido contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a
pesar de haber sido contratados o convenidos, se estipulen por las partes
contratantes el envío de este modelo o establezcan su uso obligatorio.
Este documento se
distribuye de la siguiente forma:
Original y
duplicado: proveedores
Triplicado:
comprador-Contabilidad
Cuadruplicado:
comprador-área receptora del servicio
Este modelo se
llena a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta y es de uso obligatorio por
las entidades.
Reembolso para
Pagos Menores
El reembolso resume
los vales para pagos menores, los pagos de salario para
el fondo especial, la compra de productos agropecuarios, los anticipos y
liquidación de gastos de viaje y otros, a fines de su reembolso y
contabilización. Los vales deben resumirse por unidades o centros de costos.
Ajuste de
Inventario
Este modelo sirve
para hacer los ajustes de inventarios que
surgen como consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas
cuyos conceptos se detallan en el modelo.
Este modelo se
distribuye de la siguiente forma:
Original:
Contabilidad
Duplicado para el
almacén que se origina el ajuste
Triplicado para el
expediente de autorización del ajuste
El modelo se emite
en el almacén o en Contabilidad a máquina de escribir, tinta o lápiz tinta;
cuando por conteo físico, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc., se
detectan deficiencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas o cualquier
otra causa entre las existencias físicas y los sub-mayores de inventarios. No
debe reflejarse más de un concepto de ajuste en cada modelo.
Transferencias
entre Almacenes
Este modelo ampara
las transferencias entre almacenes de una misma entidad, también se utiliza
entre centros de costo de
una misma Empresa y
sirve de base a las anotaciones de las Empresas y recepciones de productos
entre almacenes y centros de costo.
Se distribuye de la
siguiente forma:
Original y
duplicado: Contabilidad
Triplicado: almacén
o centro de costo receptor
Quintuplicado para
el transportista
Se llena el modelo
a lápiz tinta, tinta o máquina de escribir y se emite en quintuplicado por el
almacén o centro de costo que entrega los productos.
Conclusiones
·
1. Los modelos primarios
son de mucha importancia, ya que los mismos reflejan el desarrollo del trabajo
en cada empresa o entidad; son de fácil aplicación y siguen muy de cerca los
hechos económicos de cada una, y a través de ellos se elaboran las
informaciones económicas y financieras que deben emitirse posteriormente.
·
2. A través de este
trabajo mostramos la importancia que representa para nuestra sociedad un
eficiente control en cada una de las entidades del país, la utilización de
los documentos primarios.
·
3. La Contabilidad es
de vital importancia en el equilibrio económico
del país, por ser la que desarrolla la técnica de registrar hechos económicos a
través de sus fases de informe,
ella es quien registra, clasifica y resume e informa en forma propia y en
términos monetarios las informaciones económicas de una entidad y por medio de
ella se interpretan los resultados.
¿Qué son los documentos secundarios?
Los documentos
secundarios son aquellos que resultan del análisis y del tratamiento de los
documentos primarios, dando lugar a un documento diferente. Son documentos que
sintetizan, recopilan, indizan, … difunden la literatura primaria. Esto
facilita la identificación y recuperación de los documentos primarios. Pueden
ser boletines de sumarios, índices de citas (p.ej. Journal Citation Reports),
catálogos, bases de datos con colecciones de referencias a documentos
(repertorios), servicios editoriales…
Estos documentos
básicamente son los que ya cumplieron su función, tal como los formatos dentro
de una empresa los que fueron llenados para recepcionar y reguardar algún tipo
de información. pero se archivan porque sirven de testimonio.
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